ABOGADOS Y SU GESTIÓN DEL TIEMPO: 6 Estrategias que debes conocer

 

La planificación es fundamental para éxito de todo proyecto, imaginar el día a día dedicados al ejercicio sin una agenda, es prácticamente imposible. Sin la correcta gestión del tiempo, los abogados tendríamos dificultades no solo para responder eficientemente a la demanda de los clientes, sino también para identificar aquellos factores que podrían afectar nuestro rendimiento, atentando con nuestra motivación, y en consecuencia disminuyendo la calidad y la rentabilidad del servicio.

Comienza a planificarte para que el 2023 sea el año en que todas las cartas estén sobre la mesa, listas para ser jugadas en el momento correcto. Eso sí, siempre deja espacio para el cambio y la improvisación, ya que muchas veces perdemos grandes oportunidades porque no estaban escritas en nuestra hoja de ruta.

¡Toma nota de estas 6 estrategias!

Anticípate al planificarte: La mejor forma de planificarnos es anticipar lo que pueda ocurrir y los planes que tenemos en mente. En estos momentos, donde el mundo está en un constante cambio, la anticipación y la creación de planes de contingencia es muy importante. Por ejemplo, si estás esperando respuesta sobre una petición, un fallo, una decisión y sabes que posiblemente debas apelar o impugnar, evalúa todos esos factores que podrían significar obstáculos o acciones urgentes y crea un plan B.

👉 Evalúa fechas, eventos, cambios y todo aquello que puedas anticipar.

Prioriza tus actividades por niveles: Una metodología muy exitosa es organizar la agenda por niveles. Así no ocupas tu tiempo en actividades que podrías hacer en dos semanas y atiendes las que tienen fecha de vencimiento o plazo de entrega. Te dejo aquí los niveles:

• Nivel 1: Las actividades que tienes que hacer hoy. 
• Nivel 2: Las actividades que tienes que hacer esta semana. 
• Nivel 3: Las actividades que tienes que hacer este mes. 
• Nivel 4: Las cosas que tienes que hacer, pero no tienen fecha de vencimiento.

Revisa a diario: Está muy bien la planificación anual, dejar todo por escrito y clasificado por niveles. Pero, ahora bien, luego debemos ir semana a semana planificando nuestros días, solo así cumpliremos los objetivos tal y como lo deseamos. Estos consejos a continuación puedes tomarlos para la planificación diaria.

• Asigna un horario para cada tarea: yo me divido en bloques de tiempo, esto me permite ser mucho más productivo y cumplir con mis asignaciones de forma puntual.
• Siempre deja tiempo entre una tarea y otra: unos minutos para desconectarte de lo que estabas haciendo y comenzar con lo siguiente es de mucha ayuda para no tener la mente sobrecargada de información.

Activa recordatorios y no olvidarás nada, nunca: Las ventajas de llevar una agenda en digital son muchas, una de ellas es poder activar recordatorios. Puedes programarlos para que suenen una hora antes, un día antes, o ambas inclusive. Con esto es imposible que se te olvidé cumplir con cada actividad que tengas apuntada. Además, es posible programar eventos concurrentes y te ahorras bastante tiempo. Si cuentas con un CRM que la agenda integrada, mucho mejor.

Haz un buen cierre de día, semana, mes, año: Cuando se trata de procesos legales, literalmente no podemos hacer “borrón y cuenta nueva”. Si dejamos asuntos en el aire, problemas sin solución y demás, nuestra planificación se verá afectada. ¿Por qué? Porque estamos cargando con tareas sin completar, que seguramente afectan las nuevas que queremos implementar.

Es crucial analizar en los últimos días qué podemos mejorar y solucionar, ojo, no debes hacerlo todo ya, pero no te olvides de lo viejo solamente por querer implementar lo nuevo o atender al cliente “urgente”.

Aprovecha las herramientas: Te comparto esta lista de herramientas que te será de mucha ayuda. Están divididas en 5 segmentos para que puedas identificar más rápido cuáles pueden ayudarte en cada área en específico.

Cuéntame en comentarios cuál herramienta agregarías. Te dejo acá abajo los enlaces de cada una para que puedas acceder. ⬇️⬇️

• Para gestión de proyectos: Asana, Monday y ClickUp.
• Para ideas y apuntes: ColorNote, Drive.
• Para recordatorios: Google calendar y AnyDo.
• Para reuniones: Google Meet, Zoom
• Gestión de casos: ProcuSmart.

¡Si las utilizas, me dejas saber cómo te va! 🤩

Por Luis Daniel Colmenarez Ramos, Abogado de la Universidad Yacambu, convalidado por la Universidad de Sabaneta.